Datenschutz

Datenschutzerklärung für die Website „Kieferorthopädie Dr. Anna Kauza“

I. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dieser Website ist:

Kieferorthopädiepraxis
Dr. Anna Kauza
Emmy-Noether-Ring 40
85716 Unterschleißheim

Telefon: 089 35499708
EMail: info@kfo-kauza.de

Die Praxis ist Ansprechpartnerin für alle Fragen zum Umgang mit personenbezogenen Daten im Rahmen des Praxisbetriebs und der Website. Rechtsgrundlage für die Verantwortlichkeit ist Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

II. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Beim Besuch unserer Website und bei Nutzung der angebotenen Funktionen werden personenbezogene Daten nur verarbeitet, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website, zur Darstellung unserer Praxis, zur Online-Terminvergabe sowie zur Bearbeitung von Anfragen und Bewerbungen erforderlich ist oder Sie uns diese Daten freiwillig zur Verfügung stellen. Gesundheitsdaten, etwa Angaben zu ärztlichen Beschwerden oder zur geplanten Behandlung, werden ausschließlich im Zusammenhang mit der Erbringung ärztlicher Leistungen verarbeitet und unterliegen einem besonderen Schutz.

Die Verarbeitung erfolgt jeweils nur, soweit eine der Voraussetzungen des Art. 6 Abs. 1 DSGVO erfüllt ist (insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Anbahnung und Durchführung von Behandlungsverhältnissen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen unserer Praxis) oder – bei Gesundheitsdaten – eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO in Verbindung mit § 22 BDSG vorliegt, insbesondere Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i.V.m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG.

Wir achten auf eine rechtmäßige, transparente und nachvollziehbare Datenverarbeitung, beschränken uns auf das für die jeweiligen Zwecke notwendige Maß und verwenden personenbezogene Daten nicht für andere Zwecke, als die hier beschriebenen. Dies entspricht den Grundsätzen des Art. 5 Abs. 1 DSGVO.

III. Verarbeitungen auf der Website

Für den technischen Betrieb unserer Website setzen wir einen externen Hosting- und Serviceanbieter ein. Beim Aufruf unserer Seiten werden automatisch Informationen erfasst, die Ihr Browser übermittelt und die für die Darstellung der Website und für die Sicherstellung ihrer Stabilität und Sicherheit erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, angeforderte Datei, übertragene Datenmenge, Referrer-URL (Internetseite, von welcher der Zugriff erfolgte) sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem.

Diese Server-Logdaten werden durch unseren Dienstleister in unserem Auftrag verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt, um Ihnen unsere Website technisch fehlerfrei anzeigen zu können, Missbrauchsversuche zu erkennen und abzuwehren und die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und funktionsfähigen Website). Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für diese Zwecke erforderlich ist, und anschließend gelöscht oder anonymisiert, sofern keine längere Aufbewahrung zu Beweiszwecken im Zusammenhang mit sicherheitsrelevanten Vorfällen notwendig ist. Eine längere Speicherung stützt sich ebenfalls auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

IV. Allgemeine Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per EMail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und mit Ihnen zu kommunizieren. Dies betrifft insbesondere Ihre EMail-Adresse, den Inhalt Ihrer Nachricht, Ihren Namen sowie weitere Angaben, die Sie freiwillig machen. Soweit Ihre Anfrage auf die Anbahnung oder Durchführung eines Behandlungsvertrages gerichtet ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Sie uns darüber hinaus freiwillig Informationen übermitteln, stützt sich deren Verarbeitung auf Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Soweit in Ihrer Nachricht Informationen zu Ihrem Gesundheitszustand oder zu geplanten Behandlungen enthalten sind, erfolgt dies auf Ihrer Initiative. Es handelt sich dabei um Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 4 Nr. 15 DSGVO, deren Verarbeitung auf der Ausnahmevorschrift des Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG beruht, da die Verarbeitung für die Erbringung zahnärztlicher Leistungen erforderlich ist.

Wir speichern solche EMails und zugehörige Daten entsprechend den berufs- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten und löschen sie nach Ablauf der gesetzlichen Fristen. Diese Aufbewahrung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen berufs- und steuerrechtlichen Vorschriften. Eine darüberhinausgehende Aufbewahrung zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen erfolgt gegebenenfalls auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

V. Bewerbungen („Jobs“)

Auf unserer Website informieren wir über offene Stellen in unserer Praxis. Wenn Sie sich bewerben möchten, können Sie über den dort hinterlegten Link Ihr lokales EMail-Programm öffnen und Ihre Bewerbung an die angegebene Adresse senden. Dabei verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Bewerbungsunterlagen – typischerweise Kontaktdaten, Lebenslauf, Zeugnisse und weitere Informationen – zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Wir regen an, die Bewerbungsunterlagen zu verschlüsseln und uns das Passwort über einen anderen Übermittlungsweg (z.B. Telefon) zu übermitteln. Alternativ ist immer auch eine schriftliche Bewerbung an die Praxisadresse möglich.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BDSG (Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses). Soweit Sie darüber hinaus freiwillig zusätzliche Angaben machen, stützt sich deren Verarbeitung auf Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit Sie in Ihrer Bewerbung Angaben zu Ihrer Gesundheit machen (z.B. zu einer Schwerbehinderung), erfolgt deren Verarbeitung nur, soweit dies für die Ausübung von Rechten oder die Erfüllung rechtlicher Pflichten im Arbeitsrecht erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG.

Die Verarbeitung Ihrer insoweitigen Daten erfolgt zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Ihre Bewerbungsunterlagen werden für die Dauer des Bewerbungsverfahrens gespeichert und im Regelfall spätestens sechs Monate nach dessen Abschluss gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist oder Sie einer weitergehenden Speicherung ausdrücklich zustimmen. Die hieran anknüpfende Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwehr etwaiger Ansprüche).

VI. Online-Terminbuchung über Dr. Flex

Auf unserer Website nutzen wir das Online-Terminbuchungssystem des Anbieters Dr. Flex. Im eingebundenen Buchungskalender sehen Sie freie Terminzeiten und können eine Terminart sowie gegebenenfalls eine behandelnde Person auswählen. Die Buchung wird mittels SMS-TAN bestätigt. Über eine Schnittstelle werden online gebuchte Termine mit unserem Praxisverwaltungssystem synchronisiert.

Dr. Flex verarbeitet die im Rahmen der Terminbuchung anfallenden personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO bleibt unsere Praxis. Die Verarbeitung der für die Terminbuchung erforderlichen Daten (insbesondere Name, Kontaktdaten, Terminangaben) erfolgt zur Anbahnung und Durchführung des Behandlungsvertrags mit Ihnen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ergänzend stützen wir organisatorische Maßnahmen wie Terminbestätigungen und Erinnerungen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Praxisorganisation).

Soweit im Buchungsprozess Angaben zu Beschwerden oder Behandlungswünschen erhoben werden, handelt es sich um Gesundheitsdaten. Deren Verarbeitung erfolgt zur Erbringung ärztlicher Leistungen auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG.

Im Rahmen des Terminbuchungsprozesses werden Ihnen die gesonderten Datenschutzinformationen und Allgemeinen Geschäftsbedingungen von Dr. Flex zur Verfügung gestellt. Diese gelten ergänzend zu dieser Datenschutzerklärung.

VII. Weitergabe von Daten und Einbindung von Dienstleistern

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur dann an Dritte übermittelt, wenn dies für die Erbringung unserer Leistungen, für die technische Bereitstellung der Website oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder Sie hierin eingewilligt haben.

Zu den Empfängern gehören insbesondere:

– Dr. Flex als technischer Dienstleister für die Online-Terminbuchung,
– IT-Dienstleister, die Hosting- und Serviceleistungen für die Website und Leistungen für die technische Infrastruktur, Wartungs- und Supportleistungen erbringen,
– im Rahmen gesetzlicher Pflichten Krankenkassen, die Kassenärztliche Vereinigung Bayerns, Steuerberater sowie zuständige Behörden.

Die Übermittlung an diese Empfänger erfolgt je nach Zweck auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung gesetzlicher Pflichten) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse unserer Praxis oder Dritter). Soweit Gesundheitsdaten betroffen sind, stützen wir die Weitergabe zusätzlich auf eine einschlägige Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO in Verbindung mit § 22 BDSG (insbesondere Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i.V.m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG).

Mit Dienstleistern, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, bestehen Vereinbarungen, in denen der sorgfältige und sichere Umgang mit den Daten geregelt ist (Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union erfolgt nur, wenn für diese Staaten ein angemessenes Datenschutzniveau besteht oder geeignete Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO vorgesehen sind.

VIII. Betroffenenrechte

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, stehen Ihnen die folgenden Betroffenenrechte zu:

Widerspruchsrecht
Sie können nach Art. 21 DSGVO der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten widersprechen, soweit diese auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e oder f DSGVO gestützt wird. Mit Ihrem Widerspruch können Sie die Verarbeitung jedoch nur dann nach Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO verhindern, wenn Sie uns hierfür zwingende schutzwürdige Gründe nennen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten zu Werbe- und Marketingzwecken können Sie jederzeit – ohne Angabe von Gründen – widersprechen.

Recht auf Widerruf einer Einwilligungserklärung
Sie haben das Recht, eine uns erteilte Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, bei Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der bereits aufgrund der erklärten Einwilligung erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Weitere Betroffenenrechte
Wenn die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, können Sie folgende Rechte in Anspruch nehmen:

– Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten persönlichen Daten (Art. 15 DSGVO),
– Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO),
– Recht auf Löschung Ihrer persönlichen Daten, insbesondere wenn die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind und wir nicht aufgrund gesetzlicher, satzungsmäßiger oder vertraglicher Vorgaben zur Aufbewahrung der Daten verpflichtet sind (Art. 17 DSGVO),
– Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten (Art. 18 DSGVO),
– Recht auf Datenübertragbarkeit hinsichtlich der uns von Ihnen bereitgestellten persönlichen Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO).

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei den zuständigen Aufsichtsbehörden zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach

IX. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Dazu zählen eine abgesicherte Praxis-EDV und Verwaltungssysteme, Zugriffs- und Rechtekonzepte, regelmäßige Aktualisierungen der eingesetzten Software sowie Schulungen unserer Mitarbeitenden im Umgang mit Patientendaten.

Diese Maßnahmen beruhen auf den Anforderungen des Art. 32 DSGVO. Die von Dienstleistern betriebenen Systeme werden so ausgewählt und überwacht, dass sie den Anforderungen an ein angemessenes Schutzniveau entsprechen. Unsere Praxis trägt Verantwortung für den sorgfältigen Umgang mit Daten in ihrer organisatorischen und technischen Sphäre.

X. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn dies aufgrund technischer Änderungen, neuer oder geänderter gesetzlicher Vorgaben oder aufgrund einer Erweiterung unserer Online-Angebote erforderlich wird. Es gilt jeweils die auf unserer Website veröffentlichte Fassung. Bei Änderungen prüfen wir jeweils die gesetzlichen Anforderungen, insbesondere aus Art. 6, Art. 9, Art. 13 und Art. 28 DSGVO.

Business Campus
Emmy-Noether-Ring 40
85716 Unterschleißheim

Tel.: 089 35499708

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